最基本的社交媒体合规性只是意味着在使用社交媒体与公众互动时遵守规则。但这并不是那么简单。
社交媒体合规性是一个复杂的话题，可能会让社交营销人员感到恐惧。在这篇文章中，我们试图让它更清晰一点，不那么可怕。
什么是社交媒体合规性？
合规只是意味着遵守规则。但在实践中，社交媒体合规性绝非易事。“规则”是行业法规以及联邦、州和地方法律的复杂组合。
常见的社交媒体合规风险
社交媒体合规标准和风险因行业和地点而异。最常见的一般分为四大类。
1. 隐私和数据保护
隐私和数据保护要求一般：
- 限制营销人员可以联系的人
- 指定营销人员如何收集和存储数据
- 确保消费者知道他们的数据是如何存储和使用的
这方面有很多消费者保护立法和法规。一些相关规定包括：
- CAN-SPAM（在美国）
- 加拿大的反垃圾邮件立法
- 加州消费者隐私法(CCPA)
- 欧盟通用数据保护条例(GDPR)
- 美国儿童在线隐私保护法(COPPA)
- 全球跨境隐私规则(CBPR) 论坛
广泛的原则往往重叠。本质上：
- 在线营销人员不应发送未经请求的消息。
- 营销人员在收集和存储个人数据时需要通知消费者。
- 营销人员需要确保个人数据的安全和负责任的使用。
2. 保密
营销人员必须了解他们所在行业的全部保密要求。
例如，那些营销教育机构必须遵守家庭教育权利和隐私法案 (FERPA) 和保护学生权利修正案 (PPRA)。
医疗保健员工必须了解《健康保险流通与责任法案》 (HIPAA)。在未经签署同意的情况下简单地转发社交帖子可能是 HIPAA 合规问题。
事实上，所有医疗保健员工都受社交媒体上的 HIPAA 合规规则的约束。这就是为什么制定内部社交媒体政策至关重要（请参阅下面的合规提示 #7）。
例如，最近一系列推文在网上疯传，其中有人声称在蕾哈娜分娩的巴巴多斯医院工作。宣布她分娩和分娩的推文将在美国对医院处以严重的 HIPAA 不合规罚款
3.营销主张
所有行业的社交营销人员都需要了解营销和广告规则，以建立无风险的社交媒体形象。
这些可以来自食品和药物管理局 (FDA) 和联邦贸易委员会 (FTC) 等机构。
尤其是 FDA 监控与食品、饮料和补充剂产品相关的声明。目前，他们特别专注于打击与 COVID-19 相关的索赔。
在英国，广告标准局对不合规的影响者采取了独特的方法。当局在网页上发布了他们的姓名和句柄。他们甚至拿出社交媒体广告，点名网红。
4. 访问和归档
访问和可访问性要求旨在确保对关键信息的访问。
美国信息自由法(FOIA) 和其他公共记录法确保公众可以访问政府记录。这包括政府的社交媒体帖子。
这意味着政府社交账户不应阻止追随者，即使是有问题的追随者。即使是政客的个人页面也不得阻止追随者，如果他们使用这些页面进行政治业务
在我们的帖子中找到更多关于如何为政府机构使用社交媒体的信息。
同时，归档要求确保每个组织都有社交媒体活动的记录。这对于法律案件可能是必需的。
如何在社交媒体上保持合规
1. 了解您所在行业的法规
如果您将社交媒体用于受监管的行业，您可能拥有内部合规专家。对于您在社交网络上可以（和不可以）做什么的任何问题，它们应该是您的首选资源。
您的合规官拥有有关合规要求的最新信息。您拥有有关社交工具和策略的最新信息。当合规部门和社交媒体营销部门一起工作时，您可以最大限度地为您的品牌带来利益——并降低风险。
2.控制对社交帐户的访问
您需要确切知道谁可以访问您的社交媒体帐户。您还需要为不同的团队成员提供不同级别的访问权限。
例如，您可能希望多个团队成员能够创建社交内容。但是您可能需要在发布前获得委托人的批准。
在团队成员之间共享密码会产生不必要的风险。当人们离开他们的角色时，这尤其成问题。密码管理和权限系统是必须的。
3. 监控您的账户
在受监管的行业中，监控尤为重要。您可能需要在指定时间内回复评论。您可能还必须向监管机构报告评论。例如，涉及药物不良反应的那些。
注意与您的组织相关但不受公司控制的社交帐户也很重要。
这可能是善意的顾问或附属机构创建了不合规的帐户。或者，它可能是一个冒名顶替的帐户。每个都可能导致其自身的合规性头痛。
例如，直销自律委员会 (DSSRC) 进行定期监控。他们最近发现多层次营销套餐品牌 Tastefully Simple 的卖家在 Facebook 和 Pinterest 上提出了不恰当的收入声明。市议会通知 Tastefully Simple，后者联系卖家取消索赔。
在某些情况下，Tastefully Simple 未能成功撤销索赔。理事会随后建议该公司：
“使用社交媒体平台的知识产权侵权举报机制，如有必要，还可以书面联系平台并要求删除剩余的社交媒体帖子。”
为避免麻烦，请从社交媒体审核开始，以发现与您的品牌相关的社交帐户。然后制定定期的社会监测计划。
4. 归档所有内容
在受监管的行业中，社交媒体上的所有通信都需要存档。
自动化的社交媒体合规工具（请参阅本文底部的一些建议）使归档变得更加容易和有效。这些工具对内容进行分类并创建可搜索的数据库。
它们还保留上下文中的消息。然后，您（和监管机构）可以了解每个社交帖子如何适应更大的图景。
5.创建内容库
预先批准的内容库可让您的整个团队轻松访问合规的社交内容、模板和资产。员工、顾问和承包商可以通过他们的社交渠道分享这些信息。
例如，Penn Mutual 为独立的金融专业人士提供经过批准的内容库。易于发布意味着70%的 Penn Mutual 金融专业人士分享已获批准的社交内容。他们平均每天看到 80-100 股。
6.投资定期培训
让社交媒体合规培训成为入职培训的一部分。然后，投资于定期培训更新。确保每个人都了解您所在领域的最新发展。
与您的合规团队合作。他们可以与您分享最新的监管动态。您可以与他们分享社交营销和社交策略的最新变化。这样，他们可以标记任何新的潜在合规风险。
而且，也许最重要的是……
7.制定适当的社交媒体合规政策
您的社交媒体合规政策的组成部分将根据您的行业和业务规模而有所不同。它实际上可能包括几种不同类型的策略，例如：
- 社交媒体政策。这可以指导内部社交媒体活动，并帮助您的团队保持合规。包括相关规则和法规、社会角色和责任概述、批准流程以及确保账户安全的指导方针。我们有一个完整的帖子来引导您创建社交媒体政策。
- 可接受的使用政策。这有助于粉丝和关注者与您进行适当的互动。它有助于根据您的社交资产上的公开互动来降低合规风险。
- 隐私政策。这会告知人们您如何使用和存储他们的数据。在您的网站上发布强大的隐私政策是许多隐私法的要求。确保您专门针对社交媒体用户。
- 影响者合规政策。影响者不太可能拥有深厚的合规知识。将合规要求纳入您的影响者合同。
社交媒体合规政策示例
以下是上述每种社交媒体合规政策的示例：
社交媒体政策：GitLab
GitLab 针对团队成员的整个社交媒体政策值得一读，但以下是他们的注意事项列表中的一些很好的摘录：
可接受的使用政策：Canopy Growth Corporation
Spectrum Therapeutics 这家子公司的可接受使用政策开始于：
“我们要求所有评论和帖子都尊重 Canopy Growth Corporation 和其他用户。”
除其他指南外，该政策还包含以下重要建议：
“不要发布非法、不真实、骚扰、诽谤、辱骂、威胁、有害、淫秽、亵渎、性取向或种族攻击性的信息。”
如果您忽略该政策？
“在收到三个警告后，多名违规者将被禁止使用我们的社交媒体渠道。”
隐私政策：伍德集团
这组公司的社交媒体隐私政策规定了收集、存储和共享社交数据的方式和原因。它包括访客和员工的详细信息。
例如：
“我们自动收集的信息可能包括您的 IP 地址、设备类型、唯一设备标识号、浏览器类型、广泛的地理位置（例如国家或城市级别的位置）和其他技术信息。我们还可能收集有关您的设备如何与我们的社交媒体互动的信息，包括访问的页面、点击的链接或您成为我们社交媒体页面的关注者的事实。”
影响者合规政策：Fiverr
在其影响者代言政策中，Fiverr 概述了 FTC 的要求。例如：
“每个有影响力的人在社交媒体上的代言都必须清楚、明确和毫不含糊地披露他们与 Fiverr 品牌的‘物质联系’。”
该政策为如何包含此披露提供了详细指导：
“对于视频代言，网红应以口头方式进行披露，并将披露语言叠加在视频本身中。对于直播代言，影响者应口头披露并在整个直播过程中定期重复披露。”
Fiverr 还提供了批准的披露措辞示例：
金融机构的社交媒体合规性
金融机构面临着广泛的社交媒体合规要求清单。
以美国金融业监管局 (FINRA) 为例。它为静态和交互式内容提供了不同的合规性要求。
静态内容被视为广告，必须经过预先批准才能合规。但是，交互式内容需要经过后期审核。您必须将这两种类型的社交帖子归档至少三年。
静态帖子与交互式帖子到底是什么？这是每个公司都必须根据其风险承受能力回答的问题。合规策略应涉及组织最高层的意见。
美国证券交易委员会 (SEC) 还监控社交媒体合规违规行为。
在英国，金融行为监管局 (FCA)制定了管理金融机构社会责任的法规。
最近，FCA 强制一个投资应用删除所有涉及影响者的社交媒体广告。该行动是基于对财务索赔的担忧。除其他外，对 Freetrade Ltd 的通知。引用：
“一段 TikTok 视频被发布到影响者个人资料的 Instagram 故事中，宣传使用该公司从事投资业务的好处，但不包括所需的风险披露。”
与此同时，澳大利亚证券和投资委员会 (ASIC) 最近推出了RG 271。它规定金融服务公司必须在 24 小时内承认投诉。即使在社交媒体上。
7个有用的社交媒体合规工具
管理合规性是一项艰巨的工作。社交媒体合规工具可以提供帮助。
1.Hootsuite
Hootsuite 以多种方式帮助您保持品牌合规性。首先，它允许您创建自定义访问权限。团队成员可以访问创建社交内容，但最终批准仅限于适当的高级职员或合规官。
其次，Hootsuite 内容库允许您创建和存储预先批准的合规内容。社交团队可以随时使用和分享这些材料。
Hootsuite Amplify将批准的内容扩展到您的整个员工和顾问网络。这可确保善意的员工不会造成无意的合规风险。
Hootsuite 还与以下社交媒体合规工具集成以提供额外保护。
2.Broly
政府、教育、金融服务和私营部门的多个组织使用的安全记录保存和归档应用程序，以满足合规性要求。
3. AE追踪器
AETracker 专为生命科学公司设计。它实时识别、跟踪和报告潜在的不良事件和标签外使用情况。
4.社会保障
此应用程序预先筛选所有用户帖子和附件。它会检查以确保他们遵守公司政策和适用法规。不合规的帖子会被标记为待审核，并且无法发布。它还创建了一个完整的审计跟踪。
5.ZeroFOX
ZeroFOX 会自动检查不合规、恶意和虚假内容。它可以发送有关危险、威胁或攻击性帖子的自动警报。它还可以识别恶意链接和诈骗。
6.Proofpoint
Proofpoint 会在您键入帖子时标记常见的违规行为。Proofpoint 不允许发布存在合规问题的内容。
7.Smarsh
Smarsh 的实时审查确保符合公司、法律和监管政策。所有社交内容都被存档，无论是批准、拒绝还是更改。内容可以被监督、收集、审查、添加到案例中，并被合法保留。
